Einführung

Die Personalbeschaffung hat sich verändert. Die Werkzeuge auch. Aber im Grunde bleiben einige Konstanten bestehen.

In Zeiten von künstlicher Intelligenz und Video-Interviews ist es angebracht, zwischen vorübergehenden Spielereien und nachhaltigen Effizienzfaktoren zu unterscheiden. Das Ziel: unnötige „Hypes“ vermeiden, ohne die technologische Wende zu verpassen.

Zusammen mit Grégoire Depeursinge und Olivier Legrand, Partner bei numaH.world, haben wir diesen eigentlichen Widerspruch erforscht.

Sie geben ihre Schlüssel zur Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität und Relevanz preis. Eine gelungene Aufwertung von Substanz, Menschlichkeit, Fachwissen und Urteilsvermögen – die besten Werkzeuge, um erfolgreich zu sein.

Umstellung auf digitale Rekrutierung, ohne den Kontakt zum Menschen zu verlieren

Die digitale Welt ist allgegenwärtig. Bei numaH kommt es jedoch nicht in Frage, dass sie zu einem Filter zwischen dem Personalberater und dem Bewerber wird. Es muss eine Gelegenheit sein, es besser zu machen. Wie können wir also sicherstellen, dass die Beziehungen nicht zu kurz kommen?

Ein hauseigenes ATS für eine Rekrutierung mit Überzeugung

Bright Future ist das intern bei numaH entwickelte Tool für das Einstellungsmanagement, als direkte Antwort auf drei Herausforderungen:

• Agilität bei der Nutzung,
• Transparenz gegenüber dem Kunden,
• Und die Unabhängigkeit von den grossen Plattformen.

Bei der Entwicklung des ATS (applicant tracking system) von numaH wurde insbesondere auf folgende Aspekte geachtet:

• Co-Konstruktion: Der Wunsch war es, eine Lösung zu schaffen, die sich an der Realität vor Ort orientiert. Ein Vorgehen, das von dem Wunsch geleitet wurde, die kollektive Kreativität des Teams zu fördern.
• Um den Austausch und die Kontaktkanäle (LinkedIn, E-Mail…) zu bündeln, den Kunden eine Überwachung in Echtzeit zu ermöglichen und ihnen bald einen direkten und personalisierten Zugang zu bieten. Ein weiterer Schritt hin zu einer vertrauensvollen Beziehung.

„Wir wollten aus der Black Box herauskommen. Was bei den meisten Beratungsfirmen passiert, ist, dass der Kunde einen Vertrag unterschreibt, und es danach keine Kommunikation oder Informationen gibt, bis die ersten Profile vorgestellt werden. Hier teilt man den Stand des Projektes Schritt für Schritt mit. Um wieder Vertrauen aufzubauen, wo oft Undurchsichtigkeit herrscht“. Olivier Legrand

Aber über das Werkzeug hinaus verkörpert dieser Ansatz eine Philosophie der Personalbeschaffung. Mit der Entwicklung des eigenen ATS begnügt sich das numaH-Team nicht damit, die Leistung zu steigern. Die Firma bekräftigt eine starke strategische Entscheidung: Sie lehnt standardisierte Lösungen ab, die eine bestimmte Art der Personalbeschaffung vorschreiben.

Hier diktiert die Methode das Werkzeug und nicht umgekehrt.

Was wäre, wenn die wahre HR-Moderne genau das wäre? Seine eigenen Regeln schaffen, statt sich denen des Marktes zu unterwerfen. Den Kunden und den Bewerber wieder in den Mittelpunkt stellen und sich dabei auf agile Tools stützen, die für und von Experten aus der Praxis entwickelt wurden.

Kandidatenerlebnis, oder wenn Remote eher näher bringt als entfernt.

Bei Olivier und Grégoire werden 95 % der Interviews aus der Ferne geführt. Dies war schon lange vor der Gesundheitskrise im Jahr 2020 der Fall. Tatsächlich hat sich der digitale Weg aus praktischen Gründen (Zeit, Entfernung, international) durchgesetzt.

Und der internationale Kontext erfordert schließlich eine ständige Anpassung: mehrere Zeitzonen, mehrere Sprachen, mehrere Kulturen. Die Digitalisierung ist eine Brücke, aber es ist immer noch der Personalverantwortliche, der die Verbindung herstellt.

Neben der schnelleren Reaktionsfähigkeit und der geringeren Logistik hebt Grégoire noch einen weiteren ungeahnten positiven Effekt der Videokonferenz hervor.

„Während ein Telefongespräch formeller und kälter ist, eröffnet die Videotelefonie einen Austausch mit mehr Informalität, mehr Natürlichkeit, mehr Menschlichkeit. Sie ermöglicht es, die Reaktionen, die Körpersprache und das Schweigen zu erfassen. Sie fügt Nuancen und Authentizität hinzu“. Grégoire Depeursinge

Heute ist die Videokonferenz eine Art der Interaktion, die fliessend geworden ist und sogar von allen erwartet wird; sie ist keine Ausnahme mehr: Sie ist der neue Standard. Sie ist weniger formell als ein persönliches Gespräch und trägt zu einer flacheren Beziehung zwischen Bewerbern und Personalverantwortlichen bei.

Und in einer Arbeitswelt, die sich aus der Ferne neu gestaltet, ist es vielleicht auch das, was das Recruiting im Jahr 2025 ausmacht.

Mit KI rekrutieren, ja, aber wie weit?

Künstliche Intelligenz ist weder eine Bedrohung noch ein Zauberstab. Es geht darum, sie als Hebel für Produktivität und Qualität zu begreifen und nicht als vollwertiges Auswahlsystem.

Auf dem Weg zu einer KI, die den Personalvermittler unterstützt, ohne ihn zu ersetzen

Künstliche Intelligenz begleitet Olivier und Grégoire bei ihren täglichen Aufgaben, aber nie bei ihrem menschlichen Urteilsvermögen.

Zu den gängigen Anwendungsfällen mit KI-Co-Piloten in ihrer Personalberatung gehören :

• Die Generierung komplexer Abfragen, um Synonyme für Funktionen zu finden, Titel in mehrere Sprachen zu übersetzen und vieles mehr.
• Die Unterstützung beim Targeting, um online Profile zu finden und Datenbanken von Schulen oder öffentlichen Quellen auszuwerten.
• Die Unterstützung bei der Erstellung von Notizen während der Vorstellungsgespräche, ein von Olivier bevorzugtes Werkzeug. „Das ist nützliche KI! Die den Kopf frei macht, um 100 % bei der Person zu sein. Und der Bonus ist, dass man damit einen doppelt so genauen Bericht erstellen kann.“

Was ist ihr Kompass? Zeit zurückgewinnen, um sie in Qualität und natürlich in Menschen zu investieren.

Die Grenzen der KI in der Personalbeschaffung

Bei numaH kommt die KI nie dort zum Einsatz, wo die Risiken am grössten sind: bei der Beurteilung und der Entscheidung.

„Ich bin bei diesem Thema kompromisslos, es sind ich und mein Fachwissen, die in der Lage sind, die Eignung eines Profils zu bewerten und zu entscheiden, da die KI bestimmte Feinheiten nicht erfassen kann.“ Grégoire Depeursinge

Denn für beide gilt die automatisierte Bearbeitung von Bewerbungen als gefährlich: reproduzierte Voreingenommenheit, standardisierte Profile, Unfähigkeit, kulturelle oder verhaltensbezogene Feinheiten wahrzunehmen, die im Bereich der Executive Search jedoch unerlässlich sind.

„Es gibt Situationen, in denen es potenziell nützlich ist, für Massenrekrutierung zum Beispiel, was nicht unser Tätigkeitsbereich ist. Aber wichtig ist, dass man es mit Bedacht einsetzt, entsprechend dem jeweiligen Kontext und den Herausforderungen.“ Olivier Legrand

Testen, beobachten, anpassen. Technologie ist ein Vorteil, wenn sie unter Kontrolle bleibt.

Von Netzwerken zu Werkzeugen: Gut eingestellt ist gut gewählt

Früher gab es das Telefonbuch.

Jetzt gibt es soziale Netzwerke von Instagram über Xing bis LinkedIn, Nischen im nicht indexierten Web, lokale Datenbanken, Scraping und andere Lösungen zur Anreicherung und Überprüfung von Kontakten.

Alles ist verfügbar. Alles ist möglich. Aber ist auch alles relevant?

Während andere sich mit aller Kraft auf TikTok oder den Video-Lebenslauf stürzen, um ihre Arbeitgebermarke zu stärken, geht es für Olivier und Grégoire nicht darum, Trends abzulehnen, sondern vielmehr darum, eine strenge Auswahl zu treffen. Je nach Position, Zielgruppe und Branche. In der Tat gibt es keinen „besten“ Rekrutierungskanal. Es gibt Kanäle, die an einen Bedarf, einen Kontext, eine Strategie angepasst sind.

Bei numaH beginnt jeder Sourcing-Auftrag mit einer gezielten Überlegung:

• Wo finden sich gute Profile?
• Welche Instrumente werden am effektivsten sein, um sie zu identifizieren, zu kontaktieren und zu engagieren?

Netzwerke zu nutzen, um die jüngere Generation anzusprechen, kann Sinn machen. Manchmal weniger, je nach Funktion, Region oder Zielsprache. Die wahre Kompetenz besteht also nicht darin, alle Werkzeuge zu kennen, sondern sie sinnvoll einsetzen zu können.

„Personalbeschaffung ist eine Wissenschaft. Man muss die richtige Person auswählen, unter Millionen von zugänglichen Profilen, also sollte man auch gleich sicherstellen, dass man die richtigen Kanäle hat.“ Grégoire Depeursinge

Die Rekrutierung verändert sich, die Grundlagen bleiben bestehen

Hilfsmittel hin oder her, einige Gesten sind nach wie vor entscheidend.

Dies ist zum Beispiel bei Vorstellungsgesprächen der Fall, wo nicht die Technologie den Unterschied macht, sondern die Fähigkeit des Personalverantwortlichen, zuzuhören, Fragen zu stellen, zu beobachten und anzupassen. Der Mensch in all seiner Vielfältigkeit und Komplexität ist immer noch unendlich reicher als ein Datensatz.

„Wenn eine Einstellung scheitert, liegt es in den meisten Fällen nicht an der technischen Kompetenz. Es ist ein Problem der Persönlichkeit, der Anpassungsfähigkeit und der Kultur.“ Olivier Legrand

Hier liegt der Schlüssel: in der Subtilität eines Wortes, eines Schweigens, eines Verhaltens. Es ist die Fähigkeit, diese schwachen Signale aufzufangen, die keine KI jemals wiedergeben kann.

„Heute ist es möglich, eine KI zu bitten, Anzeichen von Proaktivität in einem Interview zu erkennen. Aber ich sehe nicht, wie sie eines Tages in der Lage sein könnte, auf der gleichen Ebene wie ein Mensch zu interpretieren, Zusammenhänge zu erkennen und Entscheidungen zu treffen.“ Grégoire Depeursinge

Denn über das Know-how hinaus gibt es auch eine Haltung :

• Die eines Personalverantwortlichen, der in der Lage ist, eine Beziehung aufzubauen, selbst wenn er auf Distanz ist.
• Zu beruhigen, sich wohl zu fühlen und zu verstehen, was nicht gesagt wird.
• Und Automatismen zu durchbrechen, um nach dem zu suchen, was Sinn macht, nicht nur nach dem, was „passt“.

Die Werkzeuge ermöglichen es, zu dokumentieren, zu strukturieren und Zeit zu sparen, während die Interpretation, die Relevanz, der „Fit“, eine Kunst bleiben. Und eine Kunst, die man nicht improvisieren kann, die dem Personalverantwortlichen, dem Menschen eigen ist.

numaH für eine moderne Personalbeschaffung, ohne jemals den Menschen zu verleugnen

Als Unternehmen mit modernsten Lösungen (Tech, Remote, maßgeschneiderte ATS) und gleichzeitiger Verfechter einer verkörperten Personalbeschaffung ist numaH vor allem ein Kollektiv, das die Beziehung nicht der Technologie opfert.

Eine Organisation, die ihre eigenen Werkzeuge erfindet, um ihre Kunden besser zu bedienen. Eine Personalberatung, die sich selbst hinterfragt, bevor sie etwas einführt.

Es geht nicht darum, auf jedem HR-Trend mitzusurfen, sondern darum, ihn zu bewerten. Und wenn Sie sich für einen Trend entscheiden, darf dies niemals auf Kosten der Grundlagen der Personalbeschaffung gehen.

Und wo stehen Sie zwischen Modernität und bewährten Prinzipien?